Règlement d’ordre intérieur des activités

L’ASBL Explorateurs

Nos activités sont organisées par les “Explorateurs A.S.B.L.”.

  • Siège social : Rue du Mistral 44-2, 1400 Nivelles.
  • Numéro d’entreprise : 0777.536.855

L’association a pour mission de promouvoir et rendre accessible la découverte du patrimoine, la culture et la découverte de la culture, sous toutes les formes, activités et supports se rapportant à l’objet social.

Nos activités ont pour but le développement de chacun et à son rythme, la créativité, l’intégration sociale et l’apprentissage de la citoyenneté et de la participation.

Nos activités respectent strictement les normes de l’Office de la Naissance et de l’Enfance (ONE)

Encadrants

Nos encadrants sont tous brevetés Animateur et Coordinateur de centres de vacances. A cela s’ajoutent nos formations professionnelles d’enseignant ou d’éducateur.

Conditions d’inscription

Âge

Les limites d’âge – minimum et maximum – définies pour chacune des activités doivent être attentivement respectées. Les âges requis sont ceux atteints au premier jour de l’activité.

Une latitude de trois mois peut toutefois être tolérée et sera automatiquement acceptée lors de l’inscription en ligne. Au-delà, une demande expresse doit être adressée. Une réponse positive à celle-ci n’engagera toutefois nullement la responsabilité de l’association en cas d’inadéquation des facultés physiques, mentales et sociales de l’enfant avec celles du groupe en question.

Aptitudes physiques et mentales

Le participant doit être physiquement et mentalement apte à entreprendre l’activité. Généralement, une bonne condition physique suffit.

Pour des raisons évidentes de sécurité, une connaissance suffisante de la langue, dans laquelle se donne l’activité, est exigée : il faut pouvoir comprendre et répondre aux instructions des animateurs. L’équipe d’encadrement se réserve le droit de refuser le participant ou de mettre fin à sa participation dans le cas contraire.

Pour les enfants porteurs d’un handicap, merci de prendre contact directement avec nous par e-mail [email protected]

Procédure d’inscription

Pour inscrire un enfant à nos stages, effectuez votre choix sur notre site, puis rendez-vous sur « mon compte » ou cliquez sur « panier » afin de procéder au paiement. Un mail explicatif vous sera envoyé à chaque nouvelle étape.

Si vous avez un code promotionnel, vous devez l’entrer avant de payer.

  • Une fois le stage « commandé », votre inscription passe «en attente »
  • Dès lors que nous avons reçu votre paiement par virement, votre inscription passe « en cours »
  • Une fois que nous avons vérifié toutes les informations d’inscription (fiche santé), votre inscription passe en « terminé ». Cela signifie que tout est en ordre et que nous attendons votre enfant le premier jour du stage à l’endroit indiqué. De plus, vous recevrez un mail quelques jours avant le stage afin de vous rappeler les informations pratiques !

Dans le cas où la fiche santé ne serait pas reçue avant le premier jour, nous vous demanderons d’en compléter une manuscrite avant notre premier départ.

Participation financière

La participation financière demandée comprend l’entièreté des frais liés à l’activité (transports, entrées, activités sur place etc.). La somme est à verser sur le compte bancaire de l’association dès réception du mail de confirmation de l’inscription avec la communication ad hoc.

L’aspect financier ne doit pas être un frein à l’inscription du participant. En cas de questions et/ou de demandes n’hésitez pas nous adresser un e-mail : [email protected]

Paiement hors délais

Si le paiement est fait en dehors des délais et qu’il ne reste plus de place, l’inscirption ne sera pas validée, les personnes seront remboursées de la somme versée ou invitées à s’inscrire à une autre semaine dans le cadre des modalités générales d’inscription.

Si après le début du stage, le paiement ne nous est pas encore parvenu, nous nous réservons le droit de ne plus accepter le participant tant qu’il n’est pas en ordre de paiement. En cas de non paiement, une première facture de rappelle vous sera envoyée. Dans le cas où nous n’aurions pas reçu le paiement dix jours après l’envoie du rappel, une nouvelle facture majorée de 20% et de 40€ de frais administratifs vous sera envoyée. Après cela nous nous permettrons d’engager des mesures de recouvrement.

Le déroulement des activités

Accueil

Nous donnons rendez-vous aux participants à 2 lieux de départ:

  • Nivelles Parc de la Dodaine, Avenue Jules Mathieu (à proximité du n°19)
  • Louvain-La-Neuve, Parking Croix du Sud Av. Théodore Schwann.

Un encadrant se trouve à chaque arrêt. Un adulte responsable de l’enfant participant doit rester à l’arrêt jusqu’à sa montée dans le véhicule.

Les Explorateurs veillent à ce que tous les participants soient accueillis dans un esprit convivial et familial. Le nombre de participants, l’âge et le nombre d’encadrants sont la cible d’une attention toute particulière afin de respecter les normes de l’ONE.

Horaire

Les horaires de départ et de retour des participants sont indiqués sur la fiche descriptive du stage et dans le mail de confirmation que vous recevez. Ils doivent être scrupuleusement respectés, car ils coïncident avec les départs et arrivées du car. Les participants doivent être présents à l’heure indiquée.

Retard et absence

En cas de retard ou d’absence, les parents sont invités à prévenir immédiatement le numéro communiqué afin de pouvoir prendre les dispositions nécessaires et de ne pas perturber l’activité en question. Notre formule de stage comprenant un trajet en car ne peut être retardé plus que la normale. Nous ne garantissons pas de pouvoir accueillir votre enfant au delà d’un retard de 15 minutes.

Dès la sortie du car, lors du retour, l’enfant n’est plus censé être à charge de l’association ; un abus conséquent et/ou répétitif non justifié de l’horaire de fin d’activité pourrait mener à ce que l’enfant non récupéré soit confié au poste de police le plus proche.

Nos trajets dépendants du trafic routier, un retard du car peut se produire. En cas de retard du car, l’équipe d’encadrement se chargera de prévenir personnellement les parents afin de limiter toute inquiétude.

Arrivée et retour des participants

Les participants ne sont sous la responsabilité de l’ASBL que durant les heures de l’activité en tant que telle et uniquement à partir du moment où ils sont montés dans le car ou descendu de celui-ci, condition dont il revient aux parents ou responsables de l’enfant de s’assurer.

Il est demandé au(x) responsable(s) de l’enfant de prévenir par téléphone et subséquemment de confirmer par e-mail à [email protected] le fait qu’une autre personne que celle attendue vienne rechercher l’enfant à la fin de l’activité.

Tenue vestimentaire et matériels nécessaires

Selon l’activité, une tenue vestimentaire adéquate est à prévoir. Nos activités consistant en une partie visite et une partie grand jeu en extérieur, il est essentiel de prévoir des vêtements adaptés à la météo, et dans lesquels votre enfant se sentira à l’aise.

Enfants malades et régimes particuliers

Lors de l’inscription à une activité, un questionnaire médical est proposé et doit être complété scrupuleusement, afin que nous puissions agir en connaissance de cause. Il est fortement conseillé d’être en ordre de vaccination, notamment antitétanique.

Aucun médicament ne sera délivré spontanément ; si un médicament doit être administré, il doit être fourni au moniteur par le responsable du participant avec le nom de celui-ci indiqué sur la boite et une note manuscrite reprenant la posologie.

Dans le cas où vous auriez opté pour la formule « lunch box » pour votre enfant, merci de nous communiquer s’il a un régime particulier. Auquel cas nous ferions le nécessaire afin de vous proposer la meilleure alternative possible.

Promotion des activités

Dans le cadre de notre mission d’encadrement des visites, pédagogique et d’animation, nous sommes amenés à photographier et filmer les participants pendant les activités. Ces photos et vidéos sont susceptibles d’être utilisées pour la promotion de nos activités.

L’inscription à nos activités vaut pour accord d’être ainsi photographié et filmé. Toutefois, tout participant peut refuser la publication des photos individuelles ou vidéos le concernant, en envoyant un mail spécifique adressé à [email protected] avec une demande d’accusé de réception.

Annulation et remboursement

Le remboursement de l’inscription sera accepté uniquement dans les cas et conditions suivants :

Cas d’annulation et de remboursement :

Cas de maladie ou d’accident plus de 30 jours avant l’activité :

En cas de maladie ou d’accident préalable au stage, un certificat médical daté au plus tard du premier jour de l’activité doit être envoyé par mail.

Une somme forfaitaire de 20 € sera prélevée à titre de frais administratifs.

Cas de maladie ou d’accident endéans les 30 jours avant l’activité :

En cas de maladie ou d’accident préalable au stage, un certificat médical daté au plus tard du premier jour de l’activité doit être présenté au responsable concerné.

Un remboursement partiel sera effectué. Les frais fixes faisant l’objet d’un acompte de fonctionnement ne vous seront par remboursés (trajets en car, entrées, …)

Cas de maladie ou d’accident en cours d’activité

Pour autant que l’accident ne soit pas la conséquence d’une imprudence, d’une désobéissance ou de non-respect des consignes données, le remboursement sera calculé au prorata des jours restants.

Circonstances imprévues, graves et motivées

Une justification écrite sera alors demandée et il adviendra au bureau de l’association de déterminer dans quelle mesure un remboursement pourrait éventuellement intervenir.

Manque de participants

En cas d’annulation d’un stage pour manque de participants, l’inscription sera remboursée sans aucune retenue forfaitaire.

Conditions de remboursement

Dans tous les cas, la demande de remboursement et les documents requis doivent être adressés dans un délai de 10 jours ouvrables à notre siège social ou par mail.

Sécurité et assurance

Nous veillons à mettre l’accent sur la sécurité. C’est pourquoi TOUS nos encadrants sont formés et brevetés Animateur et Coordinateur de centres de vacances.

L’A.S.B.L. est assurée en « Responsabilité civile organisateur ». Elle souscrit, au profit des participants, une assurance couvrant les frais médicaux (avec franchise de 25 € et après intervention de la mutuelle). Cependant, afin d’éviter tout litige, il est vivement conseillé de souscrire à une assurance de type ‘RC familiale’.


L’équipe d’encadrement dispose d’une boite de premiers secours. Dans le cas de situations ponctuelles ou dans l’attente de l’arrivée d’un médecin, vous autorisez les animateurs à administrer les médicaments cités ci-dessous et ce, à bon escient : de la crème à l’arnica (pour bosse et bleu), de la crème After Pick (piqûre, coup de soleil), du Cédium (désinfectant).

En inscrivant votre enfant à l’un de nos stages, vous marquez votre accord pour que la prise en charge ou les traitements estimés nécessaires soient entrepris durant le stage par le service médical qui y est associé. En cas de situation médicale urgente sans réponse de votre part à nos appels téléphoniques, vous autorisez le médecin local à prendre les décisions qu’il juge urgentes et indispensables pour assurer l’état de santé de l’enfant, même s’il s’agit d’une intervention chirurgicale. Toutefois, tout participant peut refuser l’une de ces mesures le concernant, en envoyant un mail spécifique adressé à [email protected] avec une demande d’accusé de réception.

Les attestations

Vous pouvez faire remplir vos documents spécifiques par l’ASBL pendant l’activité en nous les apportant au format papier.

Contact

Pour toute remarque, réclamation ou suggestion, n’hésitez pas à nous contacter !